Tietosuojaseloste
20.5.2018

Tämä on Kymenlaakson Neuroyhdistys ry:tä koskeva henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

1. Rekisterin/rekistereiden pitäjä

Kymenlaakson neuroyhdistys ry

www.neuroky.fi

2. Rekisterin/rekistereiden nimet
3. Vapaaehtoistoimijat (yhdistyksessä ja kerhoissa vapaaehtoistehtäviä hoitavat henkilöt)
4. Osallistujalista (tapahtumiin ja tilaisuuksiin ilmoittautuneet)
5. Yhteyshenkilö ym. rekisteriä koskevissa asioissa
6. Puheenjohtaja Veli-Pekka Anttila
   kymenneuropj@gmail.com
   0503728987
7. Yhdistyksen hallituksen nimeämä tapahtuman/tilaisuuden osallistujalistan laatija.
8. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
9. Rekisterin tarkoituksena on ylläpitää listaa aktiivisista vapaaehtoistoimijoista

Rekisterin yhteystietoja käytetään:

• Vapaaehtoistehtävistä tiedottamiseen ja yhteydenpitoon
• Vapaaehtoisten perehdytykseen ja vapaaehtoistoimintaa koskeviin kyselyihin ja selvityksiin.
• Tilastointiin ja raportointiin (tiedot eivät siirry yksilöitynä tilastoihin)

1. Rekisterin tarkoituksena on ylläpitää listaa tapahtumiin ja tilaisuuksiin ilmoittautuneista henkilöistä

Rekisterin yhteystietoja käytetään:

• Tapahtuman järjestämiseen, siitä tiedottamiseen ja yhteydenpitoon
• Laskutukseen, tilastointiin ja raportointiin (tiedot eivät siirry yksilöitynä tilastoihin)

Tietosuojaseloste                                                          20.5.2018

5. Rekisterin tietosisältö
6. Vapaaehtoisrekisterissä käsitellään seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

• yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite tai tarvittaessa postiosoite, puhelinnumero)
• vapaaehtoistoiminnan tehtävien kiinnostuksen kohde, nykyiset vapaaehtoistehtävät

1. Osallistujalistassa käsitellään seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

• yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite tai tarvittaessa postiosoite, puhelinnumero)
• tilaisuuden järjestämiseen tarvittavat muut mahdolliset jäsenen suostumuksella kerätyt tiedot (apuväline, ruokavalio, henkilökohtainen apu)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja rekistereihin kerätään ainoastaan rekisteröidyltä itseltään. Tiedot saadaan joko sähköpostitse, puhelimitse, suullisesti tai internetin kautta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
8. Vapaaehtoisrekisteri

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, lukuun ottamatta Pieni Ele –keräyksen lipasvahtina, kuntavastaavana tms. keräyksen vapaaehtoistehtävässä toimivia, joiden tiedot luovutetaan valtakunnallisen Pieni Ele –keräystoimistolle vaalikeräyksen järjestämistä varten.

1. Osallistujalista

Osallistujan tiedoista nimi, ruokavalio-, apuväline- ja avustajatiedot luovutetaan ilmoittautumisen yhteydessä majoitus- ja ravintolapalveluista vastaavalle taholle. Tarvittaessa tietoja luovutetaan opintokeskus Sivikselle avustuksen hakemista varten tai muulle yhteistyökumppanille tilaisuuden järjestämistä varten.

Muutoin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin/rekisterien suojauksen periaatteet

Sähköisesti tallennetut tiedot

Tietosuojaseloste                                                           20.5.2018

Yhdistys ylläpitää Vapaaehtoistoimijarekisteriä ja Osallistujalistaa sähköisesti yhdistyksen/rekisterinpitäjän tietokoneella. Muutokset ja lisäykset rekisteriin tekee rekisteriasioita hoitava henkilö.

Osallistumistiedot tallennetaan yhdistyksen kirjanpitoon ja laskutukseen.

Henkilötietoja sisältävät manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja.

Vapaaehtoistehtävien hoitamiseksi tiedoista voidaan käyttää tilapäistä paperikopiota, joka tuhotaan tehtävien jakamisen jälkeen. Tilaisuuden järjestämisen apuna voidaan käyttää tilapäistä paperikopiota, joka tuhotaan tilaisuuden laskutuksen ja raportoinnin valmistumisen jälkeen.

Osallistumistiedot tallennetaan yhdistyksen kirjanpitoon ja laskutukseen.

10. Tarkastus- ja kielto -oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu, pyytää oikaisemaan virheellinen tieto sekä pyytää poistettavaksi tarpeeton tieto.

Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti yhdistyksen rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Kirjalliseksi pyynnöksi hyväksytään myös sähköposti.